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SIGA
Sistema Integral de Gestión de la Abogacía
◙
Objetivo:
SIGA persigue dar respuesta a los requerimientos
presentes y futuros en cuanto a las necesidades de
gestión de las Instituciones que conforman la Abogacía,
una
solución
de gestión
para
todos
: Colegios, Consejos y
Colegiados.
◙
Usuarios:
Los usuarios predefinidos en SIGA son: colegiados,
personal administrativo, administrador (responsable
informática) y nuevo colegiado (sin certificado ACA)
◙
Módulos Funcionales:
SIGA proporciona funcionalidades agrupadas en los
siguientes módulos:
a)
Gestión de Colegiados y no Colegiados.(Censo)
.Con una
visión integrada de todos los datos desde la ficha.
b)
Gestión de Certificados
: solicitud, creación documento
digital adjuntando firma digital.
c)
Facturador general:
permite realizar previsiones, generador
de facturas (con firma digital), programador para la
generación, ficheros recibos bancarios (CSB19),
devoluciones, recobros, traspaso a contabilidad,…
d)
Gestión Productos y Servicios:
especificar ilimitados
productos y servicios (cursos, cuotas, subscriciones, etc)
accesibles desde Internet para que se suscriban los
propios colegiados.
e)
Gestión Expedientes:
honorarios, deontología, etc.
f)
SJCS:
introducción datos para el SOJ, Exp JG,
Asistencias, Actuaciones Turno Oficio, Gestión listas Turno
Oficio, etc. Generador de justificaciones con un amplio
abanico de criterios.
g)
Generador Envíos:
permite generar listas estáticas y
dinámicas (actualizable en función de condiciones) y
remitir documentos (cartas, comunicados,…) por: e.mail,
fax y/o impresión para correo ordinario.
h)
Administración y Consultas:
módulos para el responsable
de informática, que permite cambiar el interfaz (colores,
tipo letra, idioma,..), gestión de permisos, control de
usuarios, acceso de bajo nivel a datos.
◙
Seguridad:
guridad, control de acceso
físico y lógico, sistemas de alimentación ininterrumpida,
sistemas contra incendios, sistemas de copias de
salva
guarda
(
backup
)
, enlaces de comunicaciones
redundantes (multicarrier), vigilancia 24x7,etc.
•
Certificado ACA:
El acceso al SIGA se realiza
con el certificado digital ACA, con lo que se consigue
reducir el trabajo de administración informática y
aumentando el nivel de seguridad de acceso. Ya no es
necesario recordar más contraseñas.
◙
Conexión con otros Sistemas:
La conexión con otros sistemas aumenta las
prestaciones y funcionalidades del SIGA, apareciendo
una auténtica
sinergia
.
a)
Sistema PKI Acabogacía. Certificados ACA para revocar.
b)
Subsistema servidor envío Faxes automáticos.
c)
Subsistema servidor de e-mail
d)
Pasarela de pago con tarjeta de crédito por Internet.
e)
Conexión con Sistema Justicia Gratuita.
◙
Modular y parametrizable:
SIGA permite usar sólo las funciones que se desee,
agrupadas en sus módulos funcionales. p.e.: sólo para
gestionar cuotas, para expedientes, etc. Comportamiento
diferente entre colegios a través de cambios en los
parámetros: tramitación solicitudes automáticas
sí
o
no
,
...
◙
Colegio Virtual:
SIGA hace realidad las necesidades que actualmente se
exigen a las organizaciones que proporcionan servicio:
“
Interacción del usuario con el sistema de información”
Posibilita el
teletrabajo
: p.e.: las comisiones pueden
realizar trabajos a distancia, reduciendo el número de
desplazamientos al Colegio.
◙
Resumen Funcionalidad para el Colegiado:
Con la condición de colegiado en el SIGA junto con su
certificado digital ACA, permiten al interesado realizar
muchas tareas de administración agrupadas por
módulos, entre las cuales se encuentran:
a)
Gestión de Colegiados:
visualización de
su ficha
y la
posibilidad de solicitar modificaciones de determinados
datos, por ejemplo:
-Datos Generales (nombre, apellidos, fecha de nacimiento,
estado civil…)
-Datos Colegiales (fecha de incorporación al Colegio, si
está en ejercicio, si es comunitario, si paga cuota por
jubilación…)
-Datos de Direcciones (dirección profesional, teléfonos,
faxes, correo electrónico…)
-Datos de Bancos (presenta sus cuentas bancarias y en
caso de pertenecer a una sociedad, las cuentas de ésta…)
-Datos de Currículum (presenta los datos curriculares del
colegiado)
-Acceso a los datos propios del colegiado de Servicios de
Justicia Gratuita.
-Solicitar el alta o baja en un turno.
-Ver turnos y las guardias a los que está inscrito.
-Ver calendario de las Guardias por cada turno.
-Ver listado de Guardias incompatibles.
-Posibilidad de ver el estado de la Guardia y realizar una
permuta entre Guardias seleccionando una de las
disponibles y el motivo.
-Posibilidad de ver la lista de las retenciones practicadas.
b)
Certificados
: solicitudes de certificados y diligencias que el
Colegio ponga a disposición.
c)
Facturador:
el interesado accede a sus documentos
(facturas, recibos). El Colegio se evita tener que remitirlos
en papel y/o remitir copias si son solicitadas.
•
Visualizar facturas/recibos abonadas.
•
Informarse de facturas/recibos pendientes de pagar.
d)
Productos y Servicios:
funciona como un sistema de
comercio virtual, donde el interesado realiza:
•
Selección de los productos o servicios a solicitar.
•
Selección de la forma de pago y datos de envío.
•
Confirmación de la adquisición.
•
Finalización de la compra.
e)
Gestión Expedientes:
en función de los permisos de
acceso establecidos por el Colegio se permite visualizar.
f)
SJCS:
introducción datos de sus asistencias y actuaciones
relacionadas con el turno de oficio. El sistema permite que
exista verificación y comprobación por parte del Colegio,
generando constancia de fecha y revisor, o aceptación
automática de los datos introducidos.
•
Visualizar actuaciones pendientes y pagadas.
•
Informarse de cuáles de sus expedientes de EJG
tramitados tienen reconocido el derecho a justicia gratuita.
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SIGA
Sistema Integral de Gestión de la Abogacía
◙
Gestión de Colegiados (Censo) en el Colegio:
El objetivo de este módulo es gestionar todos los datos
asociados a una persona (colegiados y no colegiados).
También se encuentra la gestión de las solicitudes de
incorporación y reincorporación e información de ayuda
para la gestión de los certificados ACA.
Se dispone de una visión integrada de todos los datos
del Colegiado desde su ficha.
◙
Funciones del módulo Censo:
Permite configurar que el personal trabaje sobre el censo
con independencia de su ubicación física y crear grupos
y su correspondencia con sus funciones: ejemplo dpto.
contabilidad, personal del mostrador información, etc.
•
Función de BÚSQUEDA DE COLEGIADOS Y NO
COLEGIADOS
La búsqueda permite acceder al censo para realizar
modificaciones en los datos de los colegiados y no
colegiados. Para el caso de no colegiados también
permite dar de alta nuevos registros.
Se dispone de registro de sociedades de servicios
jurídicos con información de los letrados que la
componen.
Existen dos tipos de búsquedas: la simple y la avanzada,
ambas sobre colegiados y no colegiados.
g)
Búsqueda simple:
Es la búsqueda que sale por defecto al
seleccionar el menú. Permite la búsqueda por los
siguientes campos: Colegio, Número de colegiado,
NIF/CIF, nombre y apellidos.
h)
Búsqueda avanzada:
Se accede a través del botón
Avanzada. Realiza la búsqueda por los siguientes campos:
Colegio, Número de colegiado, NIF/CIF, nombre y
apellidos, Grupo de clientes, Datos generales, Fecha
nacimiento y sexo, Datos de Direcciones, Datos colegiales,
Datos de facturación.
•
FICHA COLEGIAL
Los datos mostrados en la ficha se agrupan en:
a)
Datos Generales.
b)
Datos Colegiales:
sólo para Colegiados
.
c)
Datos de Contactos.
Permite ilimitados registros de
direcciones, teléfonos, etc..
d)
Datos de Bancos.
Permite ilimitados registros.
e)
Datos de Currículum:
realización del curso de práctica
jurídica, especialidades,..
.
f)
Datos de Componentes: sólo para registro sociedades.
g)
Datos de Servicios de Justicia Gratuita:
sólo para
Colegiados inscritos en los servicios.
h)
Datos de Facturación.
i)
Datos de Expediente:
honorarios, deontología,…
j)
Datos de Certificados:
certificados emitidos al colegiado.
k)
Histórico de cambios de la ficha.
Las operaciones permitidas sobre cada una de las
pestañas de la ficha son:
a)
Restablecer:
restablece los valores datos de la ficha antes
de la modificación.
b)
Nuevo:
realiza la inserción de un nuevo dato en el Sistema
.
c)
Volver:
vuelve a la búsqueda realizada
d)
Guardar:
realiza las modificaciones introducidas. Solicita la
inserción del motivo del cambio realizado para registrarlo
en el histórico de cambios.
La pestaña de datos colegiados contempla lo siguiente:
a)
Foto: fotografía del colegiado.
b)
Tratamiento.
Tratamiento aplicado: Sr., D., Ilmo., etc.
c)
Nombre y apellidos .
En campos separados.
d)
Tipo identificación:
Nif, Cif, Pasaporte,…
e)
Nº Identificación.
f)
Fecha nacimiento y lugar nacimiento.
g)
Estado civil.
h)
Sexo.
i)
Idioma.
j)
Nivel de protección:
La selección de Privado, público o
semipúblico define el acceso al dato.
k)
Publicidad:
Si se acepta recibir publicidad o no (LOPD).
l)
Guía Judicial:
Si los datos deben aparecer en la guía
judicial.
m)
Abono B/C:
Si los abonos se realizan por banco o por caja
.
n)
Cargo B/C:
Si los cargos se realizan por banco o por caja
.
o)
Comisiones:
Si al cliente se le cobran comisiones
bancarias por facturas devueltas.
p)
Fecha de alta:
Fecha de alta del registro.No es mantenible.
q)
Cuenta contable:
El código de cuenta contable asignada al
“cliente”(colegiado o no) para la generación del fichero
contable
r)
Grupos:
Asignación a los grupos que pertenece para
general envíos, cálculo de cuotas, etc.
s)
Número de colegiado:
dependiendo de si el colegiado es
comunitario o no muestra el número de colegiado o
comunitario. Permite editarlo en el momento de la
colegiación.
t)
Fecha de presentación solicitud.
u)
Fecha de incorporación:
Fecha de incorporación al colegio.
v)
Fecha de jura, Fecha titulación, Fecha curso deontología.
w)
Comunitario: Si el letrado es comunitario o español.
x)
Titulación.
y)
Otros colegios.
Indica si el letrado está colegiado en otros
colegios.
z)
Residente:
Si es residente en el Colegio.
aa)
En Ejercicio:
Colegiado ejerciente
.
bb)
Empresa:
Si la cuota la es abonada a través de la sociedad
a la que pertenece.
cc)
Jubilación Cuota:
si paga cuota o no.
dd)
Tipo Seguro.
El tipo de seguro que tiene.
ee)
Estados colegiales:
historial colegial del letrado. Si se
desea introducir un nuevo estado se selecciona el botón
Nuevo.
•
GESTIÓN INCORPORACIONES
Desde el formulario de solicitud de incorporación para el
interesado (sin certificado digital) que se integra con el
sitio web-colegial o desde dentro de la aplicación para el
personal del Colegio,
se completa los datos de la
solicitud.
Disponible bandeja de entrada con las solicitudes a
tramitar. Incluye información de estado de la solicitud y
ayuda en la documentación a aportar.
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SIGA
Sistema Integral de Gestión de la Abogacía
◙
Facturador General:
Sistema facturador
multifase
completo que incorpora:
a)
Sistema automático configurable para cada colegio.
b)
Introducción de servicios facturables y no facturables.
c)
Servicio de Bill Review y Confirming.
d)
Protección de datos personales.
e)
Mensajes informativos al colegiado en la factura/recibo..
f)
Integración con el resto de los módulos del sistema.
g)
Tratamiento de cualquier tipo de eventos facturables que
puedan definirse en el futuro (nuevos servicios colegiales,
micropagos, etc.).
◙
Funciones del Facturador:
Se dispone de las siguientes funciones:
a)
Definición plantilla documento.
b)
Definición de series de facturación.
c)
Previsiones de facturación, exportación hoja Excel.
d)
Programaciones de facturación (por lotes).
e)
Generación y revisión de facturaciones.
f)
Envío de facturas a bancos para la gestión del cobro.
g)
Control del cobro de las facturas/recibos por caja, banco,
por tarjeta.
h)
Recepción de devoluciones de facturas/recibos devueltos.
i)
Gestión de abonos (anulación facturas/recibos).
j)
Envío de órdenes de transferencia para pagos por banco.
k)
Traspaso de información a contabilidad.
l)
Gestión morosos.
•
Definición plantilla.
El Colegio define su propio formato de factura/recibo,
pudiendo disponer de varios modelos para diferentes
usos y prácticas.
•
Definición Series de facturación.
En esta fase, se define qué se factura y a quién. No se
indican fechas, por lo que podrá ser usada la misma
serie de facturación en distintos procesos de facturación,
indicando fechas.
La definición de la población a facturar se hará en
función de tres opciones que pueden conjugarse:
a)
De forma individual,
seleccionando individualmente a cada
uno de los interesados que se quiere incluir en la serie de
facturación.
b)
Por grupos fijos. Seleccionando por tipologías predefinidas,
ejemplo, letrados, no letrados.
c)
Por criterios dinámicos.
Son los que se obtienen
dinámicamente en el momento de la facturación. Aquí se
pueden poner criterios como más de 30 años, 3 años de
ejerciente, etc.
La definición incluye los tipos de productos y los tipos de
servicios, que se desea facturar.
•
Previsiones y Programaciones.
La previsión permite ensayar una facturación y realizar
una comprobación de lo generado, permite exportación a
hoja de cálculo Excel. Es de utilidad para preparar
planificaciones financieras ya que puede simularse lo que
se va ingresar a un periodo vista, p.e.:el próximo año en
cuotas, etc.
La generación de miles de documentos es una tarea
computacionalmente pesada, es el motivo de la
posibilidad de programar la generación de la facturación
en horas de poco uso del sistema, por la noche,
Domingo, etc.
•
Revisión.
Una vez generada toda la facturación con la existencia
de esta etapa realizamos una última revisión del
contenido de las facturas/recibos, para asegurar que son
correctas.
En esta fase los documentos generados
no serán
comunicadas a los colegiados, no se enviarán a cobrar
por banco, ni se permitirá realizar ningún movimiento
sobre ellos. Tampoco tendrán numeración definitiva.
Se permite modificaciones de acuerdo a la
parametrización preestablecida. No se permite borrado
de forma individual.
Permite eliminación de todo lo calculado en bloque.
•
Confirmación.
Cuando se aprueba la generación, se asigna número
definitivo al documento factura/recibo, continuando con el
último número usado. En esta fase ya no se permite
borrar, tampoco realizar modificaciones que afecten al
importe total.
Si se detecta algún error se dispone de la opción de
volver a facturar, en el caso de facturar por defecto;
