MEJORES PRÃCTICAS EN LA IMPLANTACIÓN DE LOS NUEVOS CARNÉS
     
    La difusión de productos tecnológicos de una cierta complejidad como los que forman
    parte del Proyecto Tecnológico, trae consigo una serie de obstáculos que hacen que, en
    muchos casos, a los usuarios finales se les haga “muy cuesta arriba†incorporarse a estas
    nuevas tecnologías.
    Con el fin de tratar de minimizar, en la medida de lo posible, estas dificultades, en este
    documento se presenta un conjunto de “mejores prácticas†que se han demostrado de
    utilidad en otros Colegios para disminuir los plazos de la difusión de los nuevos carnés
    y para ayudar a que el colegiado entienda la utilidad de estas nuevas herramientas que el
    Colegio le está proporcionando.
    Las mejores prácticas seleccionadas se han clasificado en dos grupos:
    ­
     
    Aquellas destinadas a reducir el plazo y mejorar la adaptación del Colegio en la
    parte del proceso que va desde la Solicitud de Constitución en RA hasta que ya
    se puede comenzar a emitir los nuevos carnés.
    ­
     
    Las prácticas destinadas a que el colegiado conozca las ventajas del nuevo carné
    a fin de que lo solicite al Colegio.
     
    1.1
     
    PRÃCTICAS HASTA LA EMISIÓN DE LOS PRIMEROS CARNÉS:
    El proceso que va desde la solicitud formal por parte del Colegio de constituirse en
    Autoridad de Registro hasta que comienza la emisión de los nuevos carnés a los
    colegiados se resume en el gráfico de la siguiente figura:
    Solicitud
    formal
    Firma
    RA
    Diseño
    Carné
    Producción
    Tarjeta
    Formación
    Auditoria
    Emisión
    carnés
    Solicitud
    formal
    Firma
    RA
    Diseño
    Carné
    Producción
    Tarjeta
    Formación
    Auditoria
    Emisión
    carnés
     
     
     
    Aunque el proceso consta de un conjunto de actividades no exentas de complejidad, la
    adopción de un conjunto de buenas prácticas puede ayudar a mejorar este proceso. De
    entre las que se han observado, se considera que las siguientes merecen destacarse:
    ­
     
    La actitud del operador es clave
    a la hora del aprendizaje y de la implantación
    de los certificados. Por este motivo, se considera importante el elegirse como
    Operadores de las RA a personas motivadas, y que muestren interés.
    ­
     
    En el mismo sentido, y con el fin de, por un lado ayudar a los operadores a
    superar los problemas y por otro servir de enlace entre las necesidades del
    Colegio respecto al Proyecto Tecnológico y el CGAE, sería conveniente crear en
    cada Colegio la figura de
    Coordinador Funcional
    del Proyecto
    en el Colegio
    .
    ­
     
    Aunque el Colegio busque una entidad financiera que patrocine o incuso que
    permita retornos a los Colegios, es muy conveniente
    tener un diseño de carné
    sin patrocinador
    que permitirá por un lado no demorar el lanzamiento de la
    implantación de los nuevos carnés y por otro aportar una solución a los
    colegiados que no deseen tener un producto financiero en su carné colegial.
    ­
     
    Realizar las
    personalizaciones de las tarjetas con empresas externas
    al
    Colegio, preferiblemente
    con sede en la misma ciudad
    , a fin de minimizar los
    costes de trasporte. La adquisición de impresora de tarjetas debe limitarse a
    Colegios que tengan personal capaz de operarlas y mantenerlas.
    ­
     
    Al tratarse de un proceso presencial, la generación de los Certificados Digitales,
    suele convertirse en un cuello de botella, debido fundamentalmente a que no es
    viable dimensionar los recursos del Colegio de forma que puedan atender los
    picos de demanda. Como idea se plantea el personalizar y entregar los nuevos
    carnés vacíos (sin el certificado digital dentro) a los colegiados, con del fin de
    que la nueva tarjeta esté en su poder en tanto el Colegio le puede dar hora para
    generarle el certificado. Asimismo, esta puede ser la forma de operar de las
    tarjetas que incorporen servicios financieros: el banco o caja se la envía por
    correo y el colegiado pide cita en el Colegio para hacerse el certificado.
     
     
     
    1.2
     
    EN LA DIFUSIÓN DE LOS CARNÉS ENTRE LOS COLEGIADOS
    Una vez que se ha comenzado la emisión de los nuevos carnés, el adoptar ciertas
    medidas que permitan que el Colegiado perciba la utilidad del nuevo carné puede
    ayudar de forma considerable a que los Colegiados “adopten†de forma rápida este
    elemento. De entre las que se han observado, se considera que las siguientes merecen
    destacarse:
    ­
     
    Comunicación:
    Publicar en las revistas colegiales los nuevos servicios
    que
    aporta el Colegio (certificación digital, RedAbogacía, etc.) e incluso, aprovechar
    los envíos de la Revista Colegial para hacer encartes con folletos explicativos
    que puede proporcionar el CGAE.
    ­
     
    Comunicación:
    Introducir en la página web colegial el microsite de ACA­
    RED
    . Esta medida permite mantener una fácil conexión con documentación
    actualizada sobre el Proyecto Tecnológico y sus avances.
    ­
     
    Que el operador de unas
    breves indicaciones al colegiado
    sobre los servicios de
    RedAbogacia (entrar con el nuevo carné en RedAbogacía, firmar un correo.
    Etc.) y los Manuales de Usuario
    en el momento de la entrega del certificado
    .
    Esta operación sólo cuesta unos breves minutos y puede conseguir que el
    colegiado supere una importante barrera de entrada.
    ­
     
    Sustituir usuario y contraseña de la Página web
    actual por acceso con
    certificado. Con esta medida, aunque no se aporta una mayor seguridad, sí se
    permite que el carné sirva como llave única de entrada a todos los sitios del
    Colegio, no debiendo recordar el usuario y la contraseña.
    ­
     
    Introducir un link
    a la zona privada de cada colegio
    en RedAbogacía dentro
    de la página web de cada colegio
    .
    ­
     
    Completar con
    documentos de interés para los colegiados
    la
    zona de
    Docushare de cada Colegio
    , a fin de que los colegiados puedan acceder a
    documentos que les puedan resultar interesantes. Esta medida podría ahorrar
    envíos de papel a los colegiados, al tiempo que facilitaría la consulta de
    documentos históricos (circulares, resúmenes de prensa, revistas, notas, etc.)
     
     
    ­
     
    Aunque se trata de servicios relativamente sencillos,
    la formación de los
    usuarios está demostrando ser un punto clave
    . Por ello, en tanto se realiza
    una formación masiva, una buena práctica consiste en
    animar y convencer a los
    colegiados más “tecnológicos†para que sean formados por el CGAE
    como
    formadores de sus compañeros. Así se dispondría de un reducido número de
    formadores que podrían
    impartir charlas en el colegio de forma periódica
    .
     

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