1
Reunión de Colegios
Madrid, 21 de abril de 2008
2
SIGA- Informe Progreso Desarrollo
Planificación Implantación 2008
Implantación SIGA, Factores de éxito
Acciones de difusión de SIGA
AGENDA
3
DESARROLLO SIGA
¾
Desde la última revisión de seguimiento del proyecto SIGA del
13 de febrero de 2007
se ha avanzado en los siguientes aspectos:
o
Se ha conseguido dar el salto de la Versión 20 a la número 33.
- Se han realizado 426 peticiones de cambio, registradas en el sistema
de gestión y control de cambios.
- De las 426, el 60% pertenecen a la tipología de incidencias
(correcciones) y el 40% restante a mejoras (nuevas funcionalidades).
o
Nuevas Adaptaciones.
- Para al tratamiento y la generación rápida de informes se ha
incorporado el subsistema de
Crystal Report for Java Enterprise
.
Configuración de SIGA conforme a los parámetros del Colegio.
- Incoporación de Aspose.word para la
generación de documentos
word
desde planillas word nativas.
-
Nueva
plataforma hardware
para
SIGA PROducción
(21/02/08).
HP-Blade Server
Se han entregado 13 versiones durante el último año.
Equipo de desarrollo se ha duplicado con respecto a lo previsto.
4
DESARROLLO SIGA
(I)
¾
Resumen de nuevas funcionalidades:
o
Módulos Censo,
gestión de comisiones y juntas de gobierno, registro
soc. profesionales, añadir direcciones de otros Estados,…
o Conexión con el servicio de
Consulta General de Letrados.
o
Facturación rápida,
como último paso en la gestión de la compra.
Aprobación por defecto de la compra, cambio de importes, múltiples
cuentas para distinguir ingresos, contabilidad etc.
(Demo)
o
Registro de libro de IVA,
Fras. Emitidas, formato pdf y excel.
o
Factura electrónica
, en formato pdf. Se requiere emisión de certificado
de persona jurídica y se realiza bajo solicitud del ICA.
o
Módulo de SJCS:
- Gestión de periodos de inactividad (vacaciones) y bajas del turno, pero
manteniendo las designaciones pendientes.
- Generación de cartas/informes desde el módulo de Designaciones en
formato word. Con esta funcionalidad se consigue que el personal del
Colegio obtenga mayor control en las opciones de modificación de los
documentos de salida.
- Mejora en el proceso de inscripción de letrados a turno/guardias. Se
permite cambiar el último designado en el caso de cond. iniciales.
5
DESARROLLO SIGA
(II)
¾
Resumen de nuevas funcionalidades:
o
Módulo de SJCS:
- Configurar a nivel de tipo de turno si se permite la justificación por
Internet por parte de los letrados del servicio del Turno de Oficio.
- En registro de consultas SOJ y EJG, se ha eliminado de la
obligatoriedad de letrado tramitador.
- Mejora en la creación, navegación y edición de Asistencias, EJG y
Designaciones.
(Demo)
- Mejora funcionalidad en la gestión de incompatibilidades de guardias.
o
Interfaz de Usuario (GUI):
adaptación dinámica al tamaño de pantalla
(F11 y F5), ampliación tamaño botones de menú, aumento del número de
combinaciones de color, inclusión de paginación, mejora en la ordenación
de los resultados, en tablas de registro posicionamiento en el registro
editado, etc.
(Demo1y 2 )
Están en disposición de ser utilizados plenamente, entre otras funciones,
la gestión de facturación (cuotas, certificados, otros) y la gestión integral de los servicios
del Turno de Oficio (SJCS).
6
DESARROLLO SIGA (Arquitectura Web)
¾
Panorama actual en el desarrollo de aplicaciones:
o
Consolidación en el empleo de sistemas Web.
o
Ventajas:
-
No existe inversión
inicial en máquinas tipo
servidor
, personal
especializado, mantenimiento de licencias de OS y de BBDD,…
-
Soporte de Operación y Mantenimiento
especializados,
herramienta de control remoto (Inquiero).
-
Actualización desatendida
de versiones de software.
-
Sistema nunca obsoleto.
Mejora continua del sistema SIGA
mantenida por el CGAE.
-
Mejora
comercial en interfaces y
frameworks Web.
o
Otros Ejemplos:
- El futuro del software está ligado al sistema “
on demand”
y en modo
“
host”. Fuente: Microsoft. ChannelPartner – Sept 2007
Consolidación y aumento progresivo de aplicaciones desarrolladas en entorno Web en el
mundo empresarial y de gestión. Misma técnica que la aplicada para el SIGA.
7
DESARROLLO SIGA
¾
Nuevos retos:
o
Prestar especial atención en la negociación en las transferencias
en materia de Justicia.
- Por parte de la Admón., se plantearán cambios organizativos, de
cálculo de facturación en el TO e incluso de adopción de nuevas
obligaciones de introducir datos en aplicaciones propietarias de la
propia administración.
o
Comunicaciones:
- Integración con los registros de AEAT, Seg. Social, Catastro, etc. Para
adjuntar la información de los mismos al expediente de JG, con el
objetivo de mejorar el informe de calificación (dictamen).
- Traslado de información de forma telemática a los diferentes órganos
involucrados en la gestión del JG. Expediente JG a la Comisión y a la
Gerencia Administrativa el resultado del cálculo de la liquidación.
- Informacion por parte de la Admón. de los libramientos a las
liquidaciones del servicio del Turno (SJCS).
Difundir y promocionar el uso de un lenguaje común con las Administraciones (con
competencia en Justicia) para el traslado telemático del “
Expediente de Justicia Gratuita”
.
Herramienta PCAJG incorporada en el SIGA
8
DESARROLLO SIGA
(I)
¾
Próximas Acciones:
o Satisfacer la demanda de
implantación
y alcanzar
40 Colegios
durante
el periodo 2008-09
o
414 Peticiones de cambio
registradas a día de hoy.
o
Comunicar
junto con el Colegio las ventajas del SIGA como herramienta
de
Colegio Virtual
.
o Mejora en la
usabilidad
y
adaptaciones de informes
de salida
,
plantillas,etc. en la gestión del SJCS de cada Colegio.
o Mejora del
módulo de registro y control de expedientes
(Deontología,
honorarios, etc.)
o Proporcionar desde el interfaz acceso a todas las plantillas de facturación,
módulo facturas, módulo SJCS.
o Comunicaciones
designaciones
a letrados por
e-mail
.
o Herramienta de
revisión de liquidaciones de SJCS
para los
Consejos
que agregan y coordinan esta información hacia la Admón.
Ante los retos existentes el equipo de desarrollo se amplía de 2 a 6 analistas-programadores.
9
DESARROLLO SIGA
(II)
¾
Próximas Acciones:
o Integración de la guía de abogados en los sitios web de Consejos.
o Integración de la guía de abogados en los sitios-webs colegiales.
o Conexión con el portal de
JusticiaGratuita.es
o
Implantación del PCAJG
con las administraciones: Cataluña, Canarias,
Navarra, Asturias...
o Registro entrada/salida documentación SIGA
¾
Próximas desarrollos:
o Módulo de
Fras. recibidas
, autofacturación para profesorado, etc. .
o Módulo de
CRM
, Módulo de
Secretaría de cursos
y formación.
¾
Futuro:
o Gestión y repositorio documental.
o Implantación certificación Calidad ISO9000 en la gestión colegial.
10
SIGA- Informe Progreso Desarrollo
Planificación Implantación 2008
Implantación SIGA, Factores de éxito
Acciones de difusión de SIGA
AGENDA
11
IMPLANTACIÓN SIGA
¾
SIGA no es solo un cambio en la herramienta informática
sino
que afecta a los procedimientos de gestión del Colegio por lo que
para su correcta implantación se requiere un esfuerzo de adaptación
por parte del personal del Colegio a todos los niveles: político,
gerencial y administrativo.
¾
SIGA afecta a todas las áreas del Colegio.
Los procedimientos
que están contemplados en SIGA son:
o
Censo
o Facturación
o Productos y servicios
o
Certificados
o Comunicaciones a grupos
o Expedientes Deontológicos, Honorarios, etc.
o Servicios jurídicos de carácter social (SJCS)
12
IMPLANTACIÓN SIGA
¾
La implantación de SIGA
se lleva a cabo por un equipo multidisciplinar que
está a disposición del Colegio y que se compone de los siguientes niveles:
o
Dpto. Operaciones-
Responsable de la implantación de SIGA (4 personas)
- Realizar la planificación y coordinar la implantación en las distintas fases.
- Canalizar toda la información entre el Colegio y Redabogacia.
- Realizar reuniones con responsables del Colegios y formar al personal.
o
Dpto. Informática Corporativa-
Responsable del sistema SIGA (3 pers. y 6
program.)
- Recabar los requerimientos funcionales de los Colegios.
- Analizar los requerimientos para su incorporación a SIGA.
- Planificar las sucesivas versiones de SIGA y supervisar las pruebas funcionales.
o
Equipo de implantación-
Se responsabiliza de la parametrización de SIGA
conforme a las particularidades del Colegio (7 personas)
- Configurar los módulos SIGA.
- Realizar la migración de datos del sistema actual a SIGA
Redabogacía está realizando un gran esfuerzo a la Implantación SIGA, ya que actualmente
está dedicado el 50% del equipo humano a esta tarea. Con lo que se conforma un total de 14
personas, más el personal de Explotación que da soporte a la infraestructura informática en
los entornos de PREproducción y PROducción.
13
IMPLANTACIÓN SIGA
¾
La implantación de SIGA
se lleva a cabo en las siguientes fases:
o
Trámites previos
- Recopilación de información sobre los procedimientos de gestión del
Colegio a través de los formularios de requisitos.
- Elaboración de la oferta técnico-económica para la implantación de
SIGA, y firma por las partes (Colegio y Redabogacia)
o
Implantación
- Análisis de los requerimientos del Colegio y la adecuación de SIGA a
los mismos.
- Configuración de SIGA conforme a los parámetros del Colegio.
- Realización de pruebas conjuntas con el Colegio para verificación de la
configuración.
- Migración de los datos del sistema actual a SIGA.
- Formación usuarios- personal del Colegio.
La implantación puede oscilar entre los 3 meses y 1 año en función de la complejidad de la
gestión del Colegio, el tamaño del mismo, y la implicación del personal y de la junta de
gobierno en el proceso
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Paquete básico: Censo, Productos y servicios, Certificados, Consultas e informes, Expedientes y Envíos a grupos
Paquete completo: Paquete básico y Módulo de SJCS
Colegio/Consejo
Modulos
implantados
Colegio/Consejo
Modulos
implantados
Alcalá
Paquete completo
Mataró
Paquete básico
Antequera
Censo
Melilla
Paquete completo
Baleares
Paquete completo
Palencia
Censo
CGAE
Paquete básico
Reus
Paquete básico
Consejo Andaluz
Paquete básico
Sabadell
Paquete básico
Consejo Valenciano
Paquete básico
San Feliu
Paquete básico
Estella
Censo
Sta.Cruz de la Palma
Censo
Granollers
Paquete básico
Tafalla
Censo
Lanzarote
Censo
Tortosa
Paquete básico
Lucena
Censo
Tudela
Censo
Manresa
Paquete básico
Colegio / Consejo
Modulos a
implantar
Fecha prevista fin
Alicante
Paquete básico 1º Semestre 2008
Cáceres
Paquete completo 1º Semestre 2008
Cantabria
Paquete completo 1º Semestre 2008
Gijón
Paquete completo 1º Semestre 2008
Granollers
Paquete completo 1º Semestre 2008
Jaén
Paquete completo 1º Semestre 2008
Jerez
Paquete completo 1º Semestre 2008
Málaga
Paquete completo 1º Semestre 2008
Manresa
Paquete completo 1º Semestre 2008
Mataró
Paquete completo 1º Semestre 2008
Murcia
Paquete completo 1º Semestre 2008
Reus
Paquete completo 1º Semestre 2008
Sabadell
Paquete completo 1º Semestre 2008
Sant Feliú
Paquete completo 1º Semestre 2008
Sta. Cruz de Tenerife
Paquete completo 1º Semestre 2008
Tortosa
Paquete completo 1º Semestre 2008
V
ic
Paquete completo 1º Semestre 2008
Zaragoza
Paquete completo 1º Semestre 2008
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Colegios y Consejos no iniciados
Colegios y Consejos ya implantados Colegios y Consejos en proceso
IMPLANTACIÓN SIGA
Colegio / Consejo
Modulos a
implantar
Fecha prevista
comienzo
Badajoz
Paquete completo 2º Semestre 2008
Burgos
Paquete completo 2º Semestre 2008
Ciudad Real
Paquete completo 2º Semestre 2008
Consejo Catalán
Paquete básico 1º Semestre 2008
Córdoba
Paquete completo 2º Semestre 2008
Figueres
Paquete completo 1º Semestre 2008
Girona
Paquete completo 2º Semestre 2008
Lleida
Paquete completo 1º Semestre 2008
Pamplona
Paquete completo 2º Semestre 2008
Tarragona
Paquete completo 1º Semestre 2008
Terrassa
Paquete completo 2º Semestre 2008
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Factores críticos de éxito para la implantación de SIGA
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Por parte del Colegio
9
Afrontar la
implantación como un reto
. Todos
los cambios son difíciles y SIGA no es una
excepción.
9
Involucración y participación activa
de las
distintas áreas del Colegio.
o
Apoyo visible
y compromiso de la gerencia
y los cargos políticos.
o
Selección
adecuada
de los interlocutores
y responsables de implantación.
o
Implicación de los empleados-usuarios
.
Este punto es especialmente importante, ya
que la implantación les exige un esfuerzo
especial.
9
Gestión del cambio
: que el Colegio posea un
grado de flexibilidad adecuado y predisposición
para la adaptación a los cambios
o
Voluntad
de asumir una sobrecarga de
trabajo durante la implantación.
o
Cumplimiento
de las tareas establecidas.
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Por parte de RedAbogacía
9
Al inicio:
comunicación de objetivos y
expectativas
de forma clara a todos los
responsables de la áreas afectadas.
9
Durante la implantación, mantener un correcto
flujo de información
y comunicaciones.
9
Capacidad de
adaptar la herramienta de
gestión
a la forma de trabajar del Colegio.
9
Formación
a usuarios de forma que conozcan la
herramienta y sepan cómo su uso les va a afectar
a su operativa diaria.
9
Agilidad
para resolver problemas de uso y
situaciones no previstas
9
Cumplimiento de la planificación
establecida
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No hay recetas mágicas, cada implantación es diferente
IMPLANTACIÓN SIGA
16
Ejemplos de implantación de SIGA
Alcalá
¾
Características del Colegio
o Nº colegiados: 500 residentes y 1000 no residentes
o Nº empleados: 11
¾
Periodo de implantación:
9 meses
¾
Sistema informático previo:
herramienta propietaria construida sobre
software comercial
¾
Factores críticos de éxito
o Espíritu innovador del personal responsable del ICA.
o Necesidad de una herramienta moderna y con capacidad de no
obsolescencia en el tiempo.
o Adaptación de algunos procedimientos del Colegio para el
aprovechamiento completo de SIGA.
o Comunicación fluida con el personal de Redabogacia.
o Buena gestión del cambio entre el personal del Colegio
IMPLANTACIÓN SIGA
17
Ejemplos de implantación de SIGA
Baleares
¾
Características del Colegio
o Nº colegiados: 2907 residentes y 145 no residentes
o Nº empleados: 30
¾
Periodo de implantación:
12 meses
¾
Sistema informático previo:
El Colegio contaba con varias herramientas no
integradas, que suponía la introducción de los mismos datos repetidas veces.
¾
Factores críticos de éxito
o Involucración activa del personal del Colegio
o Designación de un responsable de implantación
o Rapidez en la toma de decisiones
o Alta capacidad de reacción ante dificultades presentadas durante la
implantación
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IMPLANTACIÓN SIGA
18
Ejemplos de implantación de SIGA
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Colegios de la Comunidad de Cataluña
¾
Características
o Hasta la fecha se ha implantado el paquete básico en 8 Colegios con
características diversas en cuanto a número de colegiados y empleados
pero con una característica en común: todos ellos utilizaban la misma
herramienta informática de gestión colegial
¾
Periodo de implantación:
6 meses
¾
Factores críticos de éxito
o Excelente disposición de los Colegios y su personal
o Un equipo de implantadores que llevaba años trabajando con la
mayoría de los Colegios implicados
o La migración completa de los datos almacenados en la anterior
aplicación de los Colegios
o Cumplimiento de la planificación
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IMPLANTACIÓN SIGA
19
SIGA- Informe Progreso Desarrollo
Planificación Implantación 2008
Implantación SIGA, Factores de éxito
Acciones de difusión de SIGA
AGENDA
20
ACCIONES DE DIFUSIÓN DE SIGA
¾
Formación a Colegios
¾
Formación a colegiados. Planes formativos
RedAbogacia.
¾
Difusión a medios de comunicación. Presentación en
sociedad.
¾
Vídeo SIGA- El Colegio Virtual.
¾
Planificación y coordinación de acciones para:
21
Formación a Colegios como usuarios
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OBJETIVO
¾
Que todos los empleados del Colegio conozcan el
funcionamiento de SIGA para llevar a cabo la gestión
colegial del día a día.
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ACCIONES
¾
Formación a los usuarios del sistema en el Colegio.
¾
Formación al administrador del sistema en el Colegio
(perfil informático)
Ambas acciones se llevarán a cabo a través de
sesiones formativas en el Colegio y a través de un
soporte telefónico prestado por Redabogacia.
¾
Elaboración de manuales y guías de uso rápidas a
disposición de los usuarios por internet.
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ACCIONES DE DIFUSIÓN DE SIGA
22
Formación a colegiados como usuarios
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OBJETIVO
¾
Optimizar la gestión colegial permitiendo al colegiado
realizar las gestiones que pueden ser externalizadas.
Ej- actualización de ficha colegial, justificación del
Turno de Oficio, etc
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ACCIONES
¾
Formación a los colegiados a través de charlas
informativas coordinadas por el Colegio, contando
con personal de Redabogacia.
¾
Elaboración de manuales y guías de uso rápidas a
disposición de los usuarios por internet
¾
Inclusión en el temario de los planes formativos
anuales de RedAbogacía.
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ACCIONES DE DIFUSIÓN DE SIGA
23
ACCIONES DE DIFUSIÓN DE SIGA
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Difusión a medios de comunicación
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OBJETIVO
Transmitir el beneficio social que SIGA supone
ORGANIZACIÓN
: Coordinada con gerencia
y responsable de comunicación.
Se convoca prensa local (RedAbogacía+Colegio)
para un desayuno informativo
y gestión de entrevistas posteriores
Decano
Gerente
Responsable implantación
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